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工作总结写作难点探析
2016年09月07日  

工作总结是对前一阶段工作进行回顾、分析,找出成绩与问题,总结经验与教训,引出规律性的认识,以指导今后工作的一种事务文体。工作总结是我们开展工作不可或缺的一个重要手段,是每位工作人员应具备的一项基本技能。工作有成绩,总结得好,就能起到事半功倍的效果;反之,工作有成绩,总结得不好,就可能是事倍功半的效果。既然总结如此重要,那么撰写总结材料时,我们就应该认真对待。当然,总结工作要应付了事,那是另当别论。真正要写好工作总结,并非易事。笔者曾从事综合文秘工作多年,起草的工作总结也是林林总总,涉及的内容也是方方面面。尽管撰写了不少工作总结,但是感到越写越难写,越写越怕写。为什么说难和怕呢?就是因为撰写工作总结时始终摆脱不了情况汇总难、归纳提炼难、精益求精难等三个难点的困扰。笔者以审计机关工作总结为例,就如何攻克这三个难点,谈点个人体会。

 

第一个难点:情况汇总难

工作总结确实难写,因为它要求高,涉及面广、综合难度大。如果基础工作不扎实,该收集的资料没有收齐,该反映的情况没有反映,工作业绩就难以得到充分体现,这就与工作总结的宗旨背道而驰。要消除情况汇总难,笔者认为可从以下三个方面去努力:

(一)要潜心收集资料

俗话说:巧妇难为无米之炊。有些人并不重视资料收集,接受写作任务后,就急于求成,草率从事,写不下去了,再去找素材,这样就违背了写作的基本规律,结果是欲速则不达。收集、掌握详尽的原始资料,是写好工作总结的基础。当接受写作任务后,首要工作就是尽可能地收集有关的资料,尽可能地做到胸中有数,再从资料中确定主题,提炼观点,形成框架。以审计机关年度工作总结为例,至少要围绕五个方面来收集资料:

吃透上级精神。注意收集上级重要文件材料,重要会议材料或领导调研讲话。不然,上级的一些新提法,一些新要求,我们总结工作时就难以跟上,就会脱节。例如:审计方面,提法每年都又变化,像全面审计、突出重点;审计风暴;严谨细致,提高质量;文明审计;审计免疫系统功能;国家治理的重要组成部分。审计方式,现在更多是讲专项审计调查,政策落实跟踪审计、计算机审计,资源环境审计。这些新提法、新要求,就是当前审计工作的重点,我们总结工作就要落实上级要求,做到与时俱进。例如:2007年,时任岳阳市市长黄兰香第一次到市审计局调研时就寄语审计工作者要带着一把利剑一身正气开展审计工作。当时她有一句话,至今还记忆犹新。她说,政府加强监督,一是靠监察,监察可以保证政令畅通,提高行政效能;二是靠审计,审计可以保证财政性资金按公共财政的要求发挥积极作用。这些要求,恰当地道出了审计机关的定位和职责,我们把这一要求作为当年工作总结的主题,效果就很好。

掌握职能工作。注意收集本单位行政、业务文书、统计报表;内设各科(股)室工作总结等材料。这样做,就可以掌握审计机关在本年度内做了哪些主要工作,取得了哪些成效,还存在哪些不足。比如:写年度工作总结,要求是面面俱到、详略得当,轻重适宜,那么对本单位方方面面的工作都要做到心中有数,详尽掌握。这种掌握,不仅局限于收集他们的文字总结材料,还要平时多注意收集他们相关的信息资料,这样才能避免漏掉工作业绩,才能增加总结份量。笔者发现有些工作明明是当年的主要审计业务之一,工作总结上却避而不谈,或一笔带过,轻描淡写。审计业务是审计机关的职能工作,离开了审计业务,审计机关就失去了存在价值。当然队伍建设、文明创建很重要,但是必须服从和服务于审计业务。可是有些总结材料涉及审计职能履行的篇幅太少,甚至占不到整个总结篇幅的一半,这样就颠倒了主次,偏离了方向。

突出亮点特色。工作总结有没有份量,有没有看头,取决于工作有无亮点有无特色。所以,要特别注重亮点特色资料的收集。比如:2003年市城建八大工程审计,书记、市长同时点将审计,这在岳阳审计历史上还是首次,经过50多人参与的大兵团作战,成绩显著,社会反映好。据此写出的通讯《敢拼才会赢》,相继被《岳阳晚报》、《中国审计报》采用。这项审计就是当年工作总结中最大的亮点。再如:审计公告作为亮点写入2003年度工作总结材料后,引起了省厅的关注。2004年省厅就把岳阳定为全省唯一的公告试点市,并在全省审计工作会议上作了典型发言。像这几年岳阳审计工作亮点纷呈:经济责任审计结果列入人大述职评议内容;先后荣获全省经济责任审计先进单位、全国政府性债务审计先进单位;财政同级审成效显著受到省厅的表彰,等等。

捕捉典型事例。注意收集那些能说明工作成效的典型事例,使工作总结有血有肉,不是空中楼阁。比如:2009年市审计局共移交案件线索18件,当年工作总结就对某局某公司挪用改制资金的案例作了重点叙述,使总结材料变得更有说服力更有冲击力。再如:2012年某县对县残联理事长实施经济责任审计后,县人大认真采纳审计建议,责成县政府牵头,七部门联合督促整改,取得了较好的整改效果。事后,这个案例被《中国审计报》头版采用。还有某县文化局长大吃大喝,摘掉帽子的审计案例。这些例子加进工作总结,既可使总结增色不少,又能有力说明审计在反腐正风方面的重要作用。

跟踪重大活动。注意收集参与当地党政组织的各类活动,参与上级审计机关组织的活动,本单位重大活动所形成的文字材料。比如,2005年市审计局开展严谨细致,提高质量年活动,并在《岳阳晚报》上进行了跟踪宣传报导。我们对活动开展总结归纳了六个一:上好一堂辅导课;掀起一股学习热潮;评选一批优秀项目;开展一次研讨活动;举办一期文书展示会;组织一次《条例》调研。活动结束后,岳阳在全省严谨细致,提高质量年活动交流会上作了典型发言。再如:2009年市审计局组织开展了为期两个月的践行两个忠诚,加强队伍建设主题教育活动,当年撰写总结材料就把它作为了一个重点内容。

(二)要留心积累资料

一篇文章看似随手拈来,其实是作者长期的知识积累、经验积累、资料积累的结果。厚积才能薄发。我们不但要收集当年的资料,还要有留心积累以前年度的本单位资料及相关资料。这对写工作总结材料很有帮助。

在工作中,要对与本单位、本岗位工作密切相关的资料要多留心,多积累。要养成看新闻、读新闻、听新闻的良好习惯,并注意做好资料的整理分类,使之查起来顺手,用起来方便。比如,2009年审计机关服务教育事业的经验总结材料,就得益于长期的资料积累。当时市审计局被市委、市政府评为尊师重教先进单位,要在大会上作典型发言。接受写作任务后,笔者感到十分棘手。恰好平时收集资料中有涉及教育方面的材料,并从中受到了很大启发。于是,就把运用审计职能,促进教育发展作为经验总结的主题,综合全市的审计情况,确定了三个观点:一是运用审计监督职能,促进加大教育经费投入力度;二是严格审计执法,促进教育经费的合理有效使用;三是扶持教育内审工作,促进加强教育系统财务管理。写起来比较顺手。这就是积累资料的好处,闲事备来急时用。

(三)要用心运用资料

对资料要深加工。要通过筛选、归类、浓缩、截取的办法,对收集来的材料进行土中找矿沙里淘金般的挑选,将最恰当的材料写入文稿。比如,基建投资审计,就可按工程造价核减额归类合并全市的数据,这样才能体现审计工作成效;有些经验材料不进行浓缩,典型得不到体现。其实,我们在平时就要多关注典型,多整理经验,这既可作审计信息上报,又可作工作总结之用,一举两得,何乐不为。

对资料要多领悟。对收集到的资料,要经常翻阅,挤时间去学习、理解、消化;对重要的思想、观点、事例做上记号,有启发意义或直接能用的还要记在脑子里,认真思考,反复领会。通过消化吸收,一方面可以将资料真正变成一种有用的信息,记在头脑中,需要的时间信手拈来,为我所用;另一方面可以学习其中的思考观点,掌握其中的写作技巧,从中汲取营养,用活用好资料。例如:2010317日《中国审计报》刊登了时任吉林省委书记孙政才在听取省审计厅的工作汇报时讲的一个观点。他说,审计工作一要治病,要揭露问题,处理问题;二要预防,把苗头消灭在萌芽状态;三要免疫,研究从机制制度层面解决问题,把审计工作做得更好。这个观点既对我们开展审计工作有指导作用,也对我们写工作总结有帮助。

第二个难点:归纳提炼难

审计资料收集后,这只是总结写作的第一步。总结不是事例的简单罗列,不是一个大容器,而是展示单位工作业绩的一个重要载体。就好象有一堆建筑材料,要做成漂亮的房子,就需要从安全、实用、经济、美观、生态等方面去构思,去设计,去施工,这样才行。有的工作总结由于缺少归纳提炼,质量不高,表现在以下几种情形:一是照相式。这类工作总结像照相。简单,平面,只是表面情况的简单记述,没有立体感,没有一定深度。二是流水账式。有的工作总结就像记流水账,一笔不漏。三是砖渣式。这类工作总结东说说,西说说,杂乱无章,根本不成其为文章。

写工作总结,笔者认为最难的是归纳提炼,最重要的也是归纳提炼。要搞好归纳提炼,最关键的问题是确定主题、归纳成绩、编制提纲。

(一)确定鲜明主题

写工作总结的关键,是要树立一个主题思想,确定一个主题,围绕主题写就不会走题。不树立一个主题思想,写出来的工作总结就乱,主要业绩可能不突出甚至会淹灭。从全国审计工作会议审计长的工作报告中,可以看出每年都确定了一个鲜明主题。例如:全面审计,突出重点;围绕中心,服务大局;揭露问题,查处案件;严谨细致,提高质量;认真践行科学发展观;审计免疫系统功能等等。这样,我们很清楚地知道每年审计的奋斗目标和取得的辉煌成就。

关于主题的确定,主要基于两种考虑:一是要围绕上级精神来提炼主题。因为这是大方向,方向不错,总结就不会错。之所以把吃透上级精神放在资料收集的第一位也是出于确定主题的需要。比如:关于审计工作,朱镕基总理就讲得很到位:审计是国民经济运行的卫士,是领导决策和民众的眼晴。2009年岳阳开展深化忠诚主题教育活动,着力提高干部科学干事谋事水平。时任市长黄兰香到市审计局调研时也提出了忠诚履行职责,当好经济卫士的要求。综合考虑以上因素,市审计局2009年工作总结,就确立了以忠诚履职,当好经济卫士为主题,全文都贯穿这个主题。市委考核组对我局工作给予了高度评价。二是要围绕职能工作的特点、重点、亮点来提炼主题。比如:市局办公室工作的特点是上管天文地理,下管鸡毛蒜皮,事情多而杂。尽管做了大量细致的工作,但是要把总结好工作就比较费神。2008年市局办公室工作总结撰写时,我们就确立了规范管理,热心服务为主题,全文都贯穿这个主题。有了这个主题,办公室杂而多的工作就容易归集在一起,成绩也能较好地体现。

(二)归纳主要成绩

主题确定之后,下一步就是归纳成绩了。一篇完整的年度工作总结一般分为导语、工作成绩,问题不足、努力方向、来年工作设想和结束语等几个部分组成。归纳成绩是工作总结的核心部分,是主体部分,必须认真对待。在归纳成绩方面重点要把握两点:

分条切割,纲举目张。对工作成绩可以概括起来,归纳几条写,抓住主要成绩,各成绩之间用一、二、三、四等序数词隔开,用标题冠在前面。这样看了比较清楚,条目分明。在结构上,一条成绩一般为一个段落,如果是重大的成绩,也可分为几个小段落,组成一个大段落或大的层次。写成绩要用直述的表达方法,多用数据,多举事实,用事实说话。这部分的篇幅,以说明成绩为准。比如:2009年市局工作总结,我们从三个侧面去归纳成绩:一是以经济建设为中心,全面履行审计职责。二是以严格执法为准则,全面提升执法水平。三是以忠诚教育为主题,全面加强队伍建设。每一个侧面又归纳了几个方面的成绩。这样归纳,层次比较清楚,简洁明了。

以面带点,点面结合。经常表现为大范围的、概括的事实;则是具体事实和典型事例。面是由点组成的,没有点的面是空泛的,模糊的;而点又是在面的背景下突出,显示其意义的,没有面,点就没有存在的意义。2009年市局工作总结就较好地运用了这条原则。在写审计质量内部控制有新起色时,不但有面上的情况,更重要的是注意了点,列举了事实:全年没有发生一起行政复议和行政诉讼案件;我市赢得了全省审计项目质量大检查第一名的好成绩,等等。这样一来,工作总结就有说服力,就有份量。在写在保民生保增长上求作为时,就详细地列举了一些典型事例:岳阳县政府召开涉农惠农资金专题整顿会,并在政府门户网站定期公开资金拔付信息,主动接受群众监督。武广高速铁路补偿资金审计,向纪检部门移送案件线索2件,相关责任人受到党纪政纪处分。这些例子,就是审计机关奋发有为的最好证明。

此外,讲成绩的归纳,其实都离不开标题的提炼。标题提炼得好,就能使工作总结主题突出,就能使工作总结条理清楚,就能使工作总结结构严谨。标题既然这么重要,我们应注意努力提炼出准确简明的标题。

三)编制详细提纲

写工作总结前编制一份详细提纲既很重要,也很管用,是一种行之有效的办法。学会编制写作提纲,养成拟列提纲的习惯,必将受益多多。它好比是一张规划设计蓝图。有了这张蓝图,只要按科学的方法去备料施工装修就可以了。拟提纲要从工作总结的整体出发,考虑写几个部分,每个部分里考虑写几个观点,每个观点里再写几层意思,或再分几个小观点。一般应写到三级观点。如果能详细更好,越细越好。

在这个过程中,要注意处理好层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾等环节,使文章主题突出,层次分明,前后附应。另外,在编制提纲时,还要考虑观点之间的逻辑关系,不能互相冲突。


第三个难点:精益求精难

通过阅读一篇工作总结,基本上可以看出写作者的工作作风、综合能力、工作经验、文字功底。不光是写工作总结,任何工作都是这样,应付了事容易,出精品、出力作就难。工作总结要做到精益求精,笔者认为至少要从以下三个方面去努力:

(一)精心修改

谈到修改的重要性,这里有一个《修改、修改、再修改》的典故能给大家有益启示。

美国《独立宣言》的起草人杰斐逊,对自已这部苦费心血的作品感到相当满意、相当有成就感。因此,当议会要对其草案加以修改时,他感到心烦意乱。这时,富兰克林为了安慰杰斐逊,就讲了自己亲历的一个故事:在他原来做印刷短工时,有一个伙伴是制帽学徒。满师以后,他准备自开一家小店,第一件事便是要制作一个漂亮的招牌,写上合适的广告词。他拟写的是:制帽商约翰·汤普森,制造并收现钱,出售帽子。下面画了一顶帽子的图标。

他征求朋友们的意见,以便修改完善。

第一位朋友看了以后说,制帽商与后面的制造重复。可以将制帽商删去。

第二位朋友看了以后说,制造一词也可以去掉,因为顾客并不关心帽子是谁做的,只要帽子合适,质量好,他们就买。因此,又将制造二字删去。

第三位朋友看了以后说,收现钱三字毫无意义,因为当地并无赊卖的习俗,收现钱三个字又被删除了。这样,就只剩下约翰·汤普森出售帽子

又一位朋友看了以后说,并没有人认为你会白给呀!出售二字没有意义?“出售二字也被取消了。

出售二个字取消后,留下帽子二字显得画蛇添足。最后,干脆也把帽子二字枪毙掉了,招牌只剩下约翰·汤普森,和底下画着的一顶帽子图标。

富兰克林用这个幽默的故事告诉杰斐逊,对一则小小帽子的招牌都可做出如此之多的修改,对一个事关美国发展前途的《独立宣言》反复修改,完全是精益求精、合情合理的事。

我们修改工作总结时,一定要认真细致,大到谋篇布局,主题选定,观点提炼,数字引用,小到文字推敲,语法修订,标点符号运用,都不能出现差错,使文稿越改越简炼,越改越精彩。

对起草者来说,要有不怕别人修改,欢迎别人修改自己文章的态度,并对领导修改的每一个字、词、句和段落,认真研读,反复琢磨,为什么这么改,这么改好在哪里,这肯定有助于提高自己的写作水平。

对于作者如何修改自己的文章,还有一个方法可供参考:就是写完之后大声朗诵一遍。通过大声朗诵就可以发现文章中的缺点和不足,大凡读起来结结巴巴的地方,肯定是写得不通顺的地方,也就是需要修改的地方。

(二)善于表达

美国麻省理工学院要求学生必须学会五种能力,其中之一是清楚而有效的写作能力。清楚有效,说起来容易,真正做好并非易事。要把想表达的东西明白无误地用文字表述出来,并为读者所理解。这里需要经过三个环节:想清楚、说清楚、写清楚。首先是想清楚,就是你自己先对你想表达的东西弄通弄懂;其次是在想清楚的基础上说清楚,让人一听就明白你的意思;第三是用文字准确地表达出来。这个要求同样适用于我们工作总结的写作。

(三)勤读多练

关于写作,宋代文学家欧阳修说:无他术,唯勤读书而多为之,自工。意思是:要想写好文章,没有别的办法,只有勤读书,多写文章,时间一长,文章自然就写好了。

其实,学写工作总结就像学游泳一样。光讲理论,不去实践,就无法掌握游泳的技能,只有通过不断实践,不断摸索,才有可能成为游泳能手。工作总结写作的技能,也需要我们在实践过程中,细心体会并逐步掌握。毛泽东主席说过:从战争中学习战争,是我们的主要方法。今天,在我们工作总结的写作上,也不妨套用这句话:从写作中学习写作,是我们的主要方法。我们只有牢记勤读书而多为之这七个字,就一定能够写好工作总结。

 

来源:岳阳市审计局www.yueyang.gov.cn/sjj—首页—理论探讨

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